Buổi phỏng vấn chuyên gia trước khi thuê không nhằm nghe họ giới thiệu, mà nhằm thấy họ suy nghĩ thế nào trên chính vấn đề của bạn. Mười hai câu hỏi dưới đây chia năm nhóm: hiểu vấn đề, kinh nghiệm tương tự, phương pháp, giới hạn và cách làm việc. Mỗi câu đi kèm điều bạn nên lắng nghe trong câu trả lời.
Bạn không cần là người trong nghề để hỏi những câu này. Chính vì bạn không rành chuyên môn nên càng cần một bộ câu hỏi buộc người đối diện phải kể cụ thể, vì câu chuyện cụ thể khó bịa hơn lời giới thiệu chung. Phần sau bài là các dấu hiệu nên dừng và cách dùng AI để chuẩn bị, giải mã thuật ngữ sau buổi.
Một buổi phỏng vấn chuyên gia cần đạt được gì
Sau khoảng bốn mươi lăm phút, bạn cần trả lời được ba câu cho chính mình. Thứ nhất, người này có hiểu vấn đề của bạn không, hay đang ghép nó vào một khuôn có sẵn. Thứ hai, người này đã thật sự làm loại việc này, ở quy mô gần với bạn, chưa. Thứ ba, làm việc với người này trong vài tháng có dễ chịu và hiệu quả không. Câu thứ ba hay bị xem nhẹ, nhưng một chuyên gia giỏi mà không trả lời tin nhắn, hoặc nói chuyện khiến nhân viên bạn ngại hỏi, sẽ làm hỏng kết quả.
Vì thế buổi phỏng vấn nên chia đôi thời gian. Nửa đầu bạn kể vấn đề ngắn gọn rồi để họ hỏi. Cách họ hỏi cho bạn biết nhiều hơn câu trả lời của họ. Nửa sau bạn hỏi theo bộ câu đã chuẩn bị. Đừng gửi trước bộ câu hỏi, vì bạn muốn nghe câu trả lời tự nhiên, không phải câu trả lời đã được soạn kỹ.
Ghi chép ngay trong buổi, hoặc xin phép ghi âm nếu hai bên đồng ý. Sau buổi, viết lại trong vòng một ngày những ý chính, kể cả cảm nhận của bạn. Khi phỏng vấn ba người trong hai tuần, trí nhớ sẽ trộn lẫn họ với nhau nhanh hơn bạn nghĩ.
Mười hai câu hỏi chia năm nhóm và điều cần lắng nghe
Không cần hỏi đủ mười hai câu. Chọn hai câu ở mỗi nhóm, thêm câu khác nếu còn thời gian.
- Hiểu vấn đề. (1) Sau những gì vừa nghe, anh chị nghĩ vấn đề thật nằm ở đâu? (2) Anh chị cần thêm thông tin gì để chắc hơn? Lắng nghe: họ có nói rõ đây mới là giả thuyết không, có hỏi xin số liệu cụ thể không.
- Kinh nghiệm tương tự. (3) Kể một dự án gần nhất giống tình huống này: bối cảnh, anh chị làm gì, kết quả thế nào. (4) Dự án đó có gì khác với chỗ chúng ta? Lắng nghe: chi tiết cụ thể, vai trò riêng của họ, và việc họ tự chỉ ra điểm khác.
- Phương pháp. (5) Nếu bắt đầu tuần sau, ba tuần đầu anh chị sẽ làm gì? (6) Anh chị sẽ đo thế nào để biết cách làm đang đúng hướng? Lắng nghe: các bước có thứ tự, có điểm kiểm tra giữa chừng, không chỉ là chữ to.
- Giới hạn. (7) Phần nào trong việc này nằm ngoài chuyên môn của anh chị? (8) Kể một dự án không thành công và anh chị rút ra điều gì. (9) Trong tình huống nào anh chị sẽ khuyên không nên thuê tư vấn cho việc này? Lắng nghe: sự thẳng thắn, không đổ hết lỗi cho khách cũ.
- Cách làm việc. (10) Ai trực tiếp làm việc với bên này hằng tuần? (11) Anh chị cần gì từ đội nội bộ, bao nhiêu thời gian của ai? (12) Khi hai bên bất đồng về một đề xuất, anh chị thường xử lý ra sao? Lắng nghe: yêu cầu rõ ràng về nguồn lực, thái độ với bất đồng.
Câu số 9 thường gây bất ngờ nhất. Người làm nghề lâu năm biết có những tình huống tư vấn không giúp được, chẳng hạn khi chủ doanh nghiệp chưa sẵn sàng thay đổi hoặc vấn đề nằm ở chỗ chưa có đủ tiền chứ không ở cách làm. Người trả lời được câu này thường đáng tin hơn người khẳng định việc gì cũng tư vấn được.
Kỹ thuật hỏi sâu khi câu trả lời còn chung chung
Xin một ví dụ cụ thể. Khi nghe "thường thì chúng ta sẽ tối ưu quy trình", hỏi ngay: "Lần gần nhất anh chị làm việc đó, cụ thể đã thay đổi bước nào?" Người có kinh nghiệm thật trả lời được trong vài giây.
Hỏi con số được đo bằng cách nào. Khi họ nói "giảm được ba mươi phần trăm chi phí", đừng tranh luận con số. Hỏi đo từ lúc nào đến lúc nào, so với cái gì, ai đo. Con số mà không ai biết cách đo là con số để trang trí.
Hỏi phần của riêng họ. Dự án lớn có nhiều người. Hỏi: "Trong dự án đó, phần nào là của anh chị, phần nào của đồng nghiệp?" Câu trả lời tách bạch cho thấy sự trung thực.
Im lặng thêm vài giây. Sau khi họ trả lời, đừng vội hỏi câu tiếp. Một khoảng lặng ngắn thường khiến người đối diện nói thêm chi tiết, và đôi khi đó là chi tiết quan trọng nhất.
Nhắc lại bằng lời của bạn. Tóm câu trả lời theo cách bạn hiểu và hỏi đã đúng chưa. Cách họ sửa lại cho bạn cho thấy họ có giải thích được cho người ngoài nghề hay không, kỹ năng bạn sẽ cần trong suốt dự án.
Bài thử nhỏ có trả phí trước hợp đồng lớn
Với việc tư vấn kéo dài nhiều tháng, phỏng vấn dù kỹ vẫn chưa đủ. Một cách giảm rủi ro là đề nghị một bài thử nhỏ, có thời hạn ngắn, có trả phí theo thoả thuận, trước khi ký hợp đồng chính. Ví dụ giả định: một chuỗi ba cửa hàng bánh ở Cần Thơ muốn thuê người dựng hệ thống kiểm soát nguyên liệu. Thay vì ký ngay sáu tháng, họ thuê chuyên gia hai buổi để đi xem một cửa hàng, rồi viết bản ghi nhận vấn đề dài hai trang.
Bài thử cho bạn thấy những điều phỏng vấn không thấy được: họ quan sát thế nào, nói chuyện với nhân viên thế nào, viết có rõ không, có đúng hẹn không. Với chuyên gia, bài thử cũng có lợi: họ hiểu thực tế trước khi cam kết, báo giá giai đoạn sau chính xác hơn.
Bài thử nên có trả phí. Đòi làm miễn phí để "xem thử" khiến người giỏi từ chối, chỉ còn lại người đang cần việc gấp, và cũng không công bằng với thời gian của họ. Thống nhất trước bằng văn bản ngắn: làm gì, bao lâu, bàn giao gì, ai giữ quyền dùng sản phẩm bài thử nếu không đi tiếp.
Dấu hiệu nên dừng lại trước khi ký
Một dấu hiệu đơn lẻ chưa đủ để loại ai, nhưng gặp hai ba dấu hiệu cùng lúc thì nên cân nhắc nghiêm túc.
| Dấu hiệu | Vì sao đáng lo | Nên hỏi thêm |
|---|---|---|
| Đưa giải pháp ngay trong mười phút đầu | Chưa đủ thông tin để hiểu vấn đề, có thể đang bán một gói làm sẵn | Giải pháp đó dựa trên giả định nào về công ty mình? |
| Không kể được dự án nào chi tiết | Kinh nghiệm có thể chỉ là đọc hoặc nghe kể lại | Bước đầu tiên của dự án gần nhất là gì? |
| Hứa kết quả bằng con số chắc chắn | Kết quả tư vấn phụ thuộc vào việc thực hiện của cả hai bên | Con số đó trong điều kiện nào thì không đạt? |
| Nói xấu chuyên gia hoặc khách hàng cũ | Có thể lặp lại khi hợp tác với bạn gặp khó | Nếu được làm lại dự án đó, anh chị sẽ làm khác gì? |
| Thúc ký nhanh với ưu đãi có hạn | Chiến thuật bán hàng, không liên quan chất lượng tư vấn | Nếu ký chậm hai tuần thì điều gì thay đổi? |
| Tránh trả lời ai sẽ trực tiếp làm | Người làm thật có thể ít kinh nghiệm hơn người gặp bạn | Có thể gặp người phụ trách trực tiếp trước khi ký không? |
Dấu hiệu ở dòng cuối đặc biệt hay gặp với các đơn vị có nhiều người. Không có gì sai khi giao việc cho người trẻ hơn, nhưng bạn có quyền biết trước và gặp họ.
Dùng AI trước và sau buổi phỏng vấn
AI không chấm điểm được chuyên gia, nhưng giúp bạn bớt lép vế khi nói chuyện với người hiểu nghề hơn mình:
- Trước buổi, mô tả vấn đề đã che thông tin nhạy cảm và hỏi: "Một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này sẽ hỏi lại những câu gì? Những thuật ngữ chuyên môn nào thường xuất hiện khi bàn về vấn đề này?" Ghi lại các câu hỏi đó để tự trả lời trước ở nhà.
- Từ danh sách thuật ngữ, nhờ AI giải thích ngắn từng từ kèm ví dụ trong ngành của bạn, để không phải ngắt lời chuyên gia quá nhiều.
- Sau buổi, gõ lại ghi chép (bỏ tên người, tên công ty của họ và của khách cũ) rồi hỏi: "Trong lập luận này có chỗ nào thiếu căn cứ hoặc mâu thuẫn? Cần hỏi lại điều gì để làm rõ?"
- Đối chiếu những gì AI chỉ ra với cảm nhận của bạn. Chỗ nào AI nghi ngờ mà bạn cũng thấy mơ hồ thì đưa vào câu hỏi cho lần trao đổi sau.
- Không dán thông tin cá nhân, hồ sơ năng lực có tên tuổi của chuyên gia vào AI để nhờ nhận xét; đó là dữ liệu của người khác.
Lưu ý rằng AI có thể đánh giá sai một lập luận chuyên môn đúng, nhất là khi lĩnh vực hẹp hoặc thực tiễn địa phương khác sách vở. Dùng nó để tìm câu hỏi, không dùng để phán chuyên gia đúng hay sai.
Phỏng vấn chuyên gia trong lĩnh vực bạn không rành
Khó nhất là phỏng vấn người giỏi hơn mình rất nhiều ở chuyên môn, chẳng hạn chủ cửa hàng phỏng vấn kỹ sư kết cấu, hay trưởng phòng kinh doanh phỏng vấn chuyên gia an toàn hệ thống. Bạn không thể kiểm câu trả lời bằng kiến thức chuyên môn, nhưng vẫn kiểm được ba thứ: sự nhất quán, khả năng giải thích và thái độ với câu hỏi ngây ngô.
Sự nhất quán thấy được khi bạn hỏi cùng một ý theo hai cách ở hai thời điểm khác nhau trong buổi. Khả năng giải thích thấy được khi bạn đề nghị họ giảng lại một điểm như đang nói với nhân viên mới vào nghề. Người hiểu sâu thường giải thích được bằng ví dụ đời thường mà không làm sai bản chất; người hiểu nông thường bám vào thuật ngữ và lặp lại chúng to hơn.
Thái độ với câu hỏi ngây ngô cũng nói nhiều. Trong suốt dự án, bạn và nhân viên sẽ còn hỏi nhiều câu như vậy. Một chuyên gia tỏ ra khó chịu hoặc trả lời qua loa ngay ở buổi phỏng vấn, lúc họ đang muốn được thuê, khó mà kiên nhẫn hơn khi đã ký hợp đồng. Nếu có thể, hãy mời thêm một người quen hiểu lĩnh vực đó ngồi cùng hoặc nghe lại bản ghi, chỉ để góp ý về phần chuyên môn mà bạn không tự đánh giá được.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi trước câu hỏi phỏng vấn cho chuyên gia?
Nên gửi trước bản mô tả vấn đề để họ chuẩn bị, nhưng không nên gửi bộ câu hỏi. Mục đích của buổi phỏng vấn là thấy cách họ suy nghĩ tại chỗ. Câu trả lời đã soạn sẵn thường trơn tru nhưng ít cho bạn biết điều gì mới.
Phỏng vấn chuyên gia trực tuyến có đủ không?
Với vòng lọc đầu thì đủ. Với việc cần có mặt tại chỗ như nhà xưởng, kho hàng, cửa hàng, nên có ít nhất một lần gặp trực tiếp hoặc bài thử tại chỗ trước khi ký, vì cách họ quan sát thực tế là năng lực quan trọng mà màn hình không cho thấy.
Nếu cả ba ứng viên đều không đạt thì làm gì?
Xem lại đề bài trước khi tìm thêm người. Đôi khi đề bài đang hỏi một thứ quá rộng mà không ai làm trọn được, nên tách thành hai việc cho hai loại chuyên gia. Cũng có thể bạn đang tìm ở sai kênh, hãy hỏi thêm người cùng ngành.
Có nên mời người trong công ty cùng dự phỏng vấn?
Nên mời người sẽ làm việc trực tiếp với chuyên gia hằng tuần. Họ sẽ thấy những điều bạn không để ý, như cách chuyên gia nói chuyện với cấp dưới. Giới hạn hai ba người phía bạn để buổi trao đổi không thành buổi chất vấn.
Chuyên gia từ chối kể về dự án cũ vì bảo mật thì sao?
Đó là lý do chính đáng. Bạn có thể đề nghị họ kể ở mức ẩn danh: ngành gì, quy mô cỡ nào, vấn đề ra sao, họ làm gì. Người có kinh nghiệm thật vẫn kể được nhiều chi tiết hữu ích mà không cần nêu tên khách hàng.
Có nên hỏi về chi phí ngay buổi đầu?
Có thể hỏi cách họ tính phí và khoảng chi phí cho loại việc này, để biết có nằm trong khả năng không. Báo giá chi tiết thì nên chờ sau khi họ hiểu đề bài, vì báo giá đưa ra quá sớm thường phải sửa nhiều lần.